I. Moduł organizatora

definiowanie/określanie wszystkich cech charakterystycznych danego wydarzenia. wiele ról użytkowników / uprawnień, lepsza alokacja obowiązków personelu.

Funkcje:

Konfiguracja targów. Definiowanie parametrów:

• nazwa wydarzenia, opis, charakter, (layout, logo, kolory itp.);
• godziny otwarcia, typy biletów wraz z określeniem limitu wolumenu oraz harmonogram ich sprzedaży;
• ustalenie dodatkowych imprez towarzyszących wraz z programem, liczbą miejsc i zasadami ich przydziału;
• harmonogram działań związany z wystawcami; dodatkowo opcja przypomnienia pozwoli efektywnie zarządzać czasem, a także kontrolować terminy wpłat czy przesłania dokumentów;
• programy rabatowe oraz lojalnościowe wraz z zasadami ich prowadzenia;
• wygląd, rozmiar powierzchni targowej oraz ceny oferowane wystawcom;
• szablony dokumentów i formularze wykorzystywane podczas targów (np. formularze zamówień dla wystawców);
• definicje pakietów usług dodatkowych oferowanych wystawcom (wejściówek, materiałów promocyjnych, pakietów statystycznych).

Definicja struktury organizacyjnej. Funkcja umożliwia organizatorowi:

• definiowanie użytkowników, ich ról w organizacji;
• nadawanie uprawnień oraz odpowiedzialności (np. osoby obsługujące wystawców, obsługa techniczna);
• określanie dostępu do bazy danych, statystyk i raportów;
• filtrowanie bazy według wybranych kryteriów;
• wybór kanału komunikacji (e-mail, ankieta, newsletter, powiadomienia).

Rejestracja prelegentów i konfiguracja relacji z wystawcami
Wpisanie prelegenta do harmonogramu imprezy oraz zdefiniowanie uprawnień dla wystawców.

Obsługa powierzchni targowej
Proces rezerwowania i przydzielania powierzchni wystawcom oraz jej zabudowy i odbioru technicznego.

Katalog wystawców
Katalog targowy z możliwością wykorzystania informacji do prezentacji wystawców w systemie lub do produkcji tradycyjnego katalogu wystawców.

Rozliczenia z wystawcami
Moduł monitorowania rozliczenia płatności prowadzony przez organizatora z wystawcami poprzez kontrolę terminów płatności czy kontrolę stanu należności. System umożliwia również wystawienie odpowiednich dokumentów finansowych, w tym faktur pro forma, zbiorowych, a także dokonanie ich korekty. Ponadto ExpoSupport na bieżąco aktualizuje listę wpłat od wystawców czy listę zakończonych transakcji finansowych.

Targowy portal informacyjny

• Zdefiniowanie struktury portalu dla odwiedzających. Portal może składać się z wielu części, takich jak: sekcja z artykułami, informacje o wystawcach, sprzedaż biletów, harmonogram imprez, fora i grupy dyskusyjne, relacje multimedialne z targów i inne. Ponadto dzięki integracji z innymi portalami społecznościowymi uczestnicy targów są na bieżąco informowani o najnowszych wydarzeniach.
• Zaawansowany panel administracyjny pozwala na dostosowanie portalu do oczekiwań odwiedzających, co skutkuje wzrostem zainteresowania danym wydarzeniem. Możliwość publikowania reklam = wzrost przychodów po stronie organizatora.

Rejestracja odwiedzających i sprzedaż biletów

• Organizator może prowadzić rejestrację oraz sprzedaż biletów na wydarzenie, jak również na imprezy towarzyszące. Poprzez możliwość stworzenia kategorii biletów organizator może dostosować ofertę do potrzeb rożnych osób odwiedzających targi. Dzięki biletom z kodem kreskowym (lub z chipem) organizator jest w stanie poznać dokładne preferencje właściciela danego biletu, a zarejestrowane na nim zdarzenia mogą przełożyć się na kompleksową statystykę odwiedzających.
• Stworzenie identyfikatorów pozwala na nadanie pewnej grupie różnych statusów (np. VIP, goście honorowi, media), dzięki którym może ona przebywać w strefach niedostępnych dla innych uczestników.

Monitorowanie przebiegu imprezy. Ta część modułu umożliwia organizatorowi kontrolowanie zarówno w czasie imprezy, jak i po niej takich parametrów, jak:

• liczba odwiedzających z podziałem na kategorie;
• średni czas przebywania odwiedzających na targach;
• liczba sprzedanych biletów;
• liczba osób zgłoszonych na imprezy towarzyszące;
• miejsca i wystawcy, którymi interesowali się odwiedzający itp.

Możliwość tworzenia skomplikowanych raportów i statystyk podsumowujących imprezę i aktywność odwiedzających.

Obsługa konferencji i prelegentów
Zdefiniowanie Prelegentów wraz z prowadzonymi przez nich konferencjami lub warsztatami Dodatkowa funkcjonalność wspomaga prelegenta w przygotowaniu i prowadzeniu wykładów oraz daje możliwość opublikowania na portalu WWW informacji o temacie wykładu, agendzie i terminie jego przeprowadzenia. [MZ1] Za pomocą specjalnego interaktywnego mechanizmu głosowania (np. wybór tematów dodatkowych) prelegent ma możliwość ustalenia agendy wystąpienia ze słuchaczami. Wykład prelegenta może odbyć się zdalnie (za pośrednictwem transmisji wideo lub zdalnej prezentacji).

Obsługa zabudowy stoisk
Ta część modułu wspomaga organizatora w procesie zamawiania zabudowy stoisk targowych w firmach zewnętrznych oraz kontroli jej wykonania.

II. Moduł wystawcy

Moduł ten wspiera komunikację pomiędzy wystawcą i organizatorem.

Rejestracja wystawcy i jego zamówienia

• Przeprowadzenie i zweryfikowanie procesu zamówienia powierzchni targowej oraz usług dodatkowych (zabudowa, media, obecność w katalogu targowym, aktywność reklamowa na targowym portalu informacyjnym);
• Umożliwia prowadzenie akcji reklamowych i informacyjnych w targowym portalu społecznościowym;
• Istnieje także możliwość rezerwacji miejsc w hotelu, transportu czy miejsca parkingowego. Dokładne określenie czasu przyjazdu i wyjazdu pomoże organizatorowi dostosować zamówienie do potrzeb klienta.

Rozliczenia z organizatorem

Wystawca ma dostęp do harmonogramu płatności, stanu prowadzonych rozliczeń oraz do dokumentów finansowych. Dzięki funkcji autosumowania widoczna jest suma wszystkich faktur.

Organizacja miejsca wystawowego

Ta część modułu wspomaga proces budowy stoiska, a w szczególności umożliwia zamówienie mediów, wybór miejsca i rodzaju jego zabudowy oraz zamówienie wyposażenia dodatkowego.

Wystawca ma również możliwość podglądu stanu realizacji swojego zamówienia.

Obsługa odwiedzających

Wewnętrzny system CRM. Za jego pośrednictwem wystawca ma dostęp do danych i informacji o osobach, które odwiedziły jego stoisko. Jednocześnie można dla każdego takiego zdarzenia wykonać lub zaplanować czynności, takie jak umówienie spotkania, prezentacji lub pytania o ofertę. Dane te dostępne są dla wystawcy również w postaci raportu po zakończeniu imprezy. Dostęp do danych jest ograniczony do tych osób, które odwiedziły stoisko wystawcy i poddały się procesowi autoryzacji (skan ID z kodem kreskowym).

III. Moduł dla odwiedzających

Działanie oparte na zasadzie internetowego serwisu informacyjnego, definiowanego i tworzonego przez organizatora na stronach WWW, w naszym systemie.

Dzięki modułowi odwiedzający mają możliwość:

• rejestracji lub zakupu biletów (bilety na targi, wykłady, seminaria i imprezy towarzyszące) wraz z płatnościami on-line;
• dostępu do opisu imprezy targowej wraz z jej programem, godzinami otwarcia, informacją o wystawcach itp.;
• stworzenia własnego planu odwiedzin imprezy poprzez wybór interesujących wydarzeń oraz wystawców;
• umówienia się na spotkania z wybranymi wystawcami - one to one meeting (meeting system);
• zdalnego uczestnictwa w wykładach
• dostępu do artykułów, grup dyskusyjnych oraz relacji z wydarzenia, podstawowej statystyki, raportów;
• wypełnienia ankiet utworzonych przez organizatora;
• komentowania artykułów i udzielania się na forum dyskusyjnym;
• otrzymania po targach spersonalizowanej informacji od wystawców.

Dostęp do portalu informacyjnego możliwy jest po wcześniejszym zarejestrowaniu się i przejściu przez system autoryzacji.

Więcej informacji www.exposupport.pl.